Kunnanhallitus, kokous 2.11.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 222 Oikeudellisten palvelujen hankinta

VESDno-2020-221

Valmistelija

  • Kati Paunonen, hallintojohtaja, kati.paunonen@vesilahti.fi

Perustelut

Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (Kilpailuttaja) järjesti tarjouskilpailun oikeudellisista palveluista Vesilahden kunnalle (tarjouspyyntö: Oikeudelliset palvelut Vesilahden kunnalle 17.9.2020) sopimuskaudeksi 1.11.2020 – 31.10.2022 sekä mahdolliseksi 3 vuoden optiokaudeksi. Optiokauden käytöstä Vesilahden kunta ja tarjouskilpailun voittanut palveluntuottaja sopivat erikseen 31.5.2022 mennessä. 

Hankinnan arvioitu arvo perustui aikaisempien vuosien oikeudellisten palvelujen laskutussummiin, jotka vaihtelivat vuositasolla 20.000 – 40.000 euron välillä. Näin ollen hankinta oli hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) ulkopuolelle jäävä ns. pienhankinta, joka toteutettiin Kehyskuntien hankintaohjeen mukaisella kevyellä rajoitetulla menettelyllä pienhankinnoissa. Tarjouspyyntö toimitettiin kahdelle tarjoajalle, joiden katsottiin ennakolta pystyvän tarjoamaan kaikki Vesilahden kunnan tarvitsemat oikeudelliset palvelut.  

Tarjoajilla oli mahdollisuus lähettää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä Kilpailuttajalle kirjallisesti sähköpostilla 24.9.2020 mennessä. Määräaikaan mennessä ei esitetty yhtään tarjouspyyntöä tai sen jättämistä koskevaa kysymystä.

Tarjousten jättöaika päättyi 2.10.2020 klo 12:00, johon mennessä tarjoukset pyydettiin jättämään sähköpostilla Kilpailuttajan pelkästään tarjouksille varattuun sähköpostiosoitteeseen.  

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti molemmat tarjouskilpailuun valitut tarjoajat; Asianajotoimisto Merkurius Oy ja Asianajotoimisto Roihu Oy. 

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaisesti hankintasopimuksen tekoperusteena oli hinta-laatu-suhde, joka arvioitiin seuraavasti:

Ensimmäisessä vaiheessa tarjoajat haastateltiin ja haastattelut kestivät noin tunnin per tarjoaja. Haastatteluissa arvioitavia laatutekijöitä olivat tarjoajan tarjoaman palvelun soveltuvuus Vesilahden kunnan tarpeeseen, tarjoajan yritysesittely ja referenssit tarjouspyynnön mukaisista oikeudenaloista viimeisen kahden vuoden ajalta kunta-asiakkaille sekä tarjoajan tarjoamien henkilöresurssien esittely sekä näiden kokemus tarjouspyynnön mukaisista oikeudenaloista viimeisen viiden vuoden ajalta kunta-asiakkaille. 

Näitä edellä mainittuja laatutekijöitä arvioi arviointiraati, joka koostui Kilpailuttajan hankintapäälliköstä ja hankintalakimiehestä sekä Vesilahden kunnanjohtajasta. Arviointiraati oli yksimielisesti sitä mieltä, että molemmat tarjoajat soveltuivat laadun kaikkien arviointiperusteiden osalta täysin vertailupistein Vesilahden kunnan oikeudellisten palvelujen palveluntuottajaksi. Näin ollen arviointiraati joutui toteamaan, että laatuvertailulla ei saatu valittua parempaa tarjousta. 

Koska molemmat tarjoajat, Asianajotoimisto Merkurius Oy ja Asianajotoimisto Roihu Oy, saivat täydet 15 pistettä laadun osalta, jäi tarjousten vertailu ratkaistavaksi tarjousten hintojen perusteella. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten vertailussa käytettävä kokonaishinta laskettiin kertomalla liitteellä 1 ilmoitetut positiokohtaiset hinnat niiden vertailukertoimilla, jonka jälkeen nämä positiokohtaiset vertailuhinnat laskettiin yhteen. Tarjousten yksityiskohtaiset vertailut ovat tämän hankintaesityksen liitteenä 1. 

Vertailuyhteenveto ja sijoitukset:
1.    Asianajotoimisto Roihu Oy, laatupisteet 15, vertailuhinta 4 520,00 €
2.    Asianajotoimisto Merkurius Oy, laatupisteet 15, vertailuhinta 5 200,00 €

Ehdotus

Esittelijä

  • Tuomas Hirvonen, kunnanjohtaja, tuomas.hirvonen@vesilahti.fi

Kunnanhallitus päättää, että kunnan oikeudellisten palvelujen palveluntuottajaksi valitaan Asianajotoimisto Roihu Oy.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 

Tiedoksi

Tarjouksen jättäneet

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
  • kunnan jäsen

Oikaisuvaatimusaika ja päätöksen tiedoksisaanti

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. 

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. 

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimuksen toimittaminen

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. 

Omalla vastuulla oikaisuvaatimuksen voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä niin, että se ehtii perille viimeistään oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Viraston aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on

Vesilahden kunnanhallitus 
Posti- ja käyntiosoite: Lindinkuja 1, 37470 Vesilahti
Sähköpostiosoite: vesilahdenkunta(at)vesilahti.fi    

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero. Myös sähköposti on ilmoitettava, jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköpostitse.