Kunnanhallitus, kokous 18.12.2023

Perustelut

Varhaiskasvatuksen palvelutarpeen kehittyminen Vesilahden kunnassa

Vesilahden kunnan väkiluku oli laskusuuntainen vuosina 2014 – 2019 ja samalla ajanjaksolla kunnan syntyvyys oli keskimäärin alle 40 lasta vuodessa. Kyseisenä ajanjaksona varhaiskasvatuksen palvelutarve väheni ja palveluverkkoa sekä palvelun tarjontaa sopeutettiin tilanteeseen. Vuodesta 2020 eteenpäin on muuttovoitto kasvattanut Vesilahden kuntaa. Vaikka syntyvyys ei ole juurikaan lisääntynyt, ovat kuntaan muuttajat tyypillisesti lapsiperheitä ja tilanne varhaiskasvatuksen palvelutarpeen osalta on nopeasti muuttunut. Muuttovoitto on kasvattanut varhaiskasvatusikäisten lasten määrää noin 9% vuodessa. Rakennusvalvonnan tietojen mukaan kunnassa on parhaillaan lukuisia pientalojen rakennusprojekteja käynnissä ja muuttovoitto säilyy tasaisena lähivuodet. Taloudellisen tilanteen muutoksista huolimatta uusia rakennusprojekteja käynnistyy ja tontteja myydään edelleen tasaisesti. Näköpiirissä on myös uusia kiinnostavia kaava-alueita, joiden tonttimyynti on käynnistymässä. Osaltaan myös lakimuutokset ovat lisänneet palveluntarvetta (mm. asiakasmaksujen alenemisen myötä osallistumisasteen nousu) ja tilantarvetta (mm. pienten ja tuen tarpeisten lasten kertoimet).

Edellä mainituista syistä varhaiskasvatuksen olemassa olevien tilojen kapasiteetti ei enää lähivuosina riitä vastaamaan palveluntarpeeseen. Tilanne on todettu kunnassa tehdyssä palveluverkkoselvityksessä ja tilanteeseen on reagoitu varaamalla vuoden 2023 talousarvioon rahoitus päiväkotihankkeen suunnittelulle ja suunnitelmavuosien 2024-25 investointiohjelmaan resurssit hankkeen toteutukselle. Tarkoituksenmukaisen kokoinen projekti väestöennusteen, strategian, palvelun järjestämisen ja rakennushankkeen toteutuksen näkökulmista on kolmiryhmäinen yksikkö, joka tarkoittaa 500-600 neliömetrin kiinteistöä ja noin 60 asiakaspaikkaa.

Rakennusprojektin hankesuunnittelu

Rakennusprojektin käynnistyy useimmiten hankesuunnittelulla. Hankesuunnittelussa määritellään reunaehdot rakennushankkeen toteuttamiselle rakennuspaikan valinnasta tilaohjelmaan. Hankesuunnittelussa määritellään käyttäjien tarpeiden pohjalta keskeisimmät laatuun ja kustannuksiin liittyvät tavoitteet ja ominaisuudet. Lisäksi hankesuunnitelmassa esitetään rakennushankkeen vaiheet, niiden ajateltu kesto ja aikataulu sekä arvio hankkeen kustannuksista. Ammattitaitoinen hankesuunnittelu parantaa rakennusprojektin sujuvuutta ja lopputuloksen laatua. Hankesuunnittelusta rakennusprojekti siirtyy tekniseen projektisuunnitteluun, jonka lopputuloksena pystytään tekemään investointipäätös, käynnistämään kilpailutukset ym. rakennusprojektin vaiheet.

Päiväkodin käyttäjälähtöinen hankesuunnittelu on luontevaa toteuttaa Vesilahden kunnan sivistyksen palvelualueen ohjaamana, koska sivistyslautakunta on varhaiskasvatuksen lakisääteisestä palvelusta vastaava toimielin (Hallintosääntö 4. luku 5 §) ja tarpeet palvelun tuottamiseksi tunnetaan parhaiten sivistyspalveluissa. Ammattitaitoisessa hankesuunnitteluprosessissa tulevat kuulluksi kaikki projektin kannalta keskeiset sidosryhmät (henkilöstö, lapset, huoltajat ja kunnan toimielimet).

Hankesuunnittelun ensimmäisessä vaiheessa tarkastellaan toiminnalle sopivaa rakennuspaikkaa kunnan osoittamista vaihtoehdoista. Optimaalisessa paikassa yhdistyy palvelun tuottamisen, elinvoiman, perheiden logistiikan, tontin rakennettavuuden ja käyttösuunnitelman näkökulmat. Hankesuunnittelun ensimmäisen vaiheen lopputuloksena syntyy kooste vaihtoehdoista, jonka pohjalta sivistyslautakunta voi tehdä esityksen rakennuspaikasta kunnanhallitukselle.

Hankesuunnittelun toisessa vaiheessa toteutetaan hankkeen arkkitehtisuunnittelu yhdessä kohteen käyttäjien ja muiden sidosryhmien kanssa. Suunnittelun tässä vaiheessa mm. määritellään rakennuksen sijoittelu ja muoto sekä tehdään tilaohjelma ja pohjakaavio tilojen sijoittelusta. Hankesuunnitelma sisältää edellisten lisäksi myös toteuttamisaikataulun ja kustannusarvion. Kun hankesuunnitelmassa yhdistyy lasten, henkilöstön ja huoltajien hyvinvoinnin näkökulmat palvelun tuottamisen ja taloudellisuuden reunaehtoihin, voi sivistyslautakunta hyväksyä suunnitelman omalta osaltaan jatkosuunnittelun pohjaksi.

Perustelut

Viime vuosien muuttovoiton vuoksi Vesilahden kunnan varhaiskasvatuksen olemassa olevien tilojen kapasiteetti ei enää lähivuosina riitä vastaamaan palveluntarpeeseen. Tilanne on todettu kunnassa tehdyssä palveluverkkoselvityksessä ja tilanteeseen on reagoitu varaamalla vuoden 2023 talousarvioon rahoitus päiväkotihankkeen suunnittelulle ja suunnitelmavuosien 2024-25 investointiohjelmaan resurssit hankkeen toteutukselle.

Sivistyslautakunta käynnisti kokouksessaan 7.3.2023 hankesuunnittelun, jonka ensimmäisessä vaiheessa tarkastellaan toiminnalle sopivaa rakennuspaikkaa. Vesilahden kunnan väkiluvun ja varhaiskasvatuksen palvelutarpeen kasvu keskittyy palvelukeskusalueelle, joista kaavoittaja osoitti seuraavat viisi mahdollista päiväkodin paikkaa:

• Suomelan tontti
• Kirjaston viereinen tontti
• Kerrostalon pohjakerros
• Peiponpellon päiväkodin laajennus
• Yhtenäiskoulun laajennusvaraus

Tonttien sopivuutta päiväkodin rakennuspaikaksi arvioitiin seuraavien kriteerin perusteella:

• Saavutettavuus ja liikennejärjestelyt
• Rakennettavuus
• Terveys, turvallisuus ja lähiympäristö
• Palveluntuotanto
• Monikäyttöisyys ja elinkaarikestävyys
• Veto-, pito- ja elinvoima
• Aikataulu ja riskit

Asiantuntijatyön sekä luottamishenkilöiden kanssa 6.5.2023 pidetyn työpajan tuottaman aineisto osoittaa, että päiväkodille on monia hyviä rakennuspaikkoja, joilla kaikilla on vahvuuksia ja heikkouksia. Koska lakisääteisen varhaiskasvatuspalvelun tilapula on akuutti, on hankkeen mahdollinen viivästyminen erittäin kriittinen riski. Palvelun tuottamisen näkökulmasta kaavamuutoksia edellyttävät vaihtoehdot ovat liian riskialttiita, koska kaavaprosessin ja siihen mahdollisesti liittyvien valitusten myötä aikataulu voi venyä ennakoimattomasti. Tällöin vaihtoehdoiksi jäävät kaavallisesti valmiit rakennuspaikat eli Peiponpellon laajennus ja Suomelan alueen tontti.

Hankesuunnittelussa määritellään käyttäjien tarpeiden pohjalta keskeisimmät laatuun ja kustannuksiin liittyvät tavoitteet ja ominaisuudet. Jatkamalla hankesuunnittelua Suomelan tontin ja Peiponpellon laajennuksen osalta saadaan lopullisen rakennuspaikan päätöksenteon tueksi täsmentynyt näkemys käyttäjien toiveista ja tarpeista sekä tonttivaihtoehtojen rakennus- ja käyttökustannuksista. Kahden vaihtoehdon osalta voidaan myös toteuttaa kunnanhallituksen (7.6.2021 § 94) määrittämä ennakkovaikutusten arviointi ja lopullinen päätös rakennuspaikasta päästään tekemään kattavamman tiedon pohjalta.

Perustelut

Kuntalain 92 § mukaan kunnanhallitus, kunnanhallituksen puheenjohtaja, kunnanjohtaja ja hallintosäännössä määrätty kunnan viranhaltija voivat ottaa kunnanhallituksen käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain siirretty kunnanhallituksen alaisen viranomaisen tai kunnanhallituksen jaoston toimivaltaan ja jossa asianomainen viranomainen on tehnyt päätöksen. Vesilahden hallintosäännön 4 luvun 11 §:n mukaan asian ottamisesta kunnanhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kunnanhallitus, kunnanhallituksen puheenjohtaja ja kunnanjohtaja. Kunnanjohtaja on päättänyt ottaa sivistyslautakunnan 6.6.2023 päätöksen § 36 ”Vesilahden kunnan päiväkodin hankesuunnittelu” kunnanhallituksen käsiteltäväksi. 

Perusteena, on että päätös on tehty riittämättömin tiedoin ja ennenaikaisesti ja näin ollen sillä voi olla merkittäviä vaikutuksia kunnan taloudenhoitoon. Kunnanhallituksen tehtävä on vastata kuntalain 39 § mukaisesti kunnan taloudenhoidosta. Hankeselvityksen tekeminen kahden eri tontin ja siten kahden eri rakennushankkeen (uudiskohde/laajennus) osalta voi tuottaa olennaista tietoa lopullisen investoinnin kustannusvaikutuksista mm. seuraavilta osin:

• Rakennuskustannuksiin kokonaisuudessaan vaikuttaa paljon se, onko kyseessä uudiskohde vai laajennus
• Suomelan tontin hankinta
• Peiponpellon olemassa olevien tilojen hyödyntäminen (liikuntatilat, keittiö)
• Tukipalveluiden palkkakustannukset
• Olemassa olevan tekniikan hyödyntäminen (vesi-viemäri, sähkö, tietoliikenne, rakennusautomaatio)

Näin ollen sivistyslautakunnan 6.6.2023 päätös § 36 on syytä palauttaa valmisteluun siten, että hankesuunnittelua jatketaan Suomelan tontin ja Peiponpellon laajennuksen osalta.

Perustelut

Vesilahden kunnassa tarjotaan alle kouluikäisille lapsille varhaiskasvatusta kolmessa päiväkotiyksikössä ja niiden välittömässä yhteydessä tai lähellä sijaitsevissa kouluyksiköissä esiopetusikäisille esiopetusta täydentävää varhaiskasvatusta. Varhaiskasvatuslain ja –suunnitelman muutokset (mm. kolmitasoisen tuen järjestäminen ja asiakasmaksujen muutokset) ovat yhdessä viime vuosien voimakkaan muuttovoiton ja varhaiskasvatukseen osallistumisasteen kasvun kanssa johtaneet tilanteeseen, jossa Vesilahden varhaiskasvatuksen tilakapasiteetti on loppumassa. Tilanne todettiin kunnassa vuonna 2022 tehdyssä palveluverkkoselvityksessä (sivistyslautakunta 7.6.2022 § 43) ja tilanteeseen reagoitiin syksyllä 2022 ottamalla varhaiskasvatuksen käyttöön tiloja yhtenäiskoulusta sekä varaamalla vuoden 2023 talousarvioon rahoitus päiväkotihankkeen suunnittelulle ja suunnitelmavuosien 2024-25 investointiohjelmaan resurssit hankkeen toteutukselle. 

Vesilahden kunnassa arvioidaan varhaiskasvatuksen sekä esi- ja perusopetuksen palvelutarvetta työvälineellä, joka perustuu alueelliseen väestötietoon sekä yksityiskohtaiseen tietoon kunnassa olevista tonteista, joista voidaan rakennustyypin ja arvioidun valmistumisvuoden perusteella ennakoida väestömuutoksia ikäryhmittäin ja alueittain. Syyskuussa 2022 suhdanteet rakennusalalla ja korkomarkkinoilla tukivat kunnan kasvua ja kunnassa valmisteltiin uusia asemakaavahankkeita, jolloin varhaiskasvatuksen palvelukysynnän nähtiin nousevan kunnassa pysyvästi. Tarvittavan lisäkapasiteetin määrä arvioitiin kolmeksi ryhmäksi, joka tarkoittaa noin 60 lapsen yksikköä. Rakennusohjeissa määriteltyjen lapsikohtaisten tilasuositusten perusteella arvioitiin tarvittavan yksikön kokoa, jonka avulla kustannuksia arvioitiin vuonna 2022 valmistuneiden vastaavien kohteiden keskimääräisen neliöhinnan perusteella. Tämän perusteella vuoden 2023 talousarvion investointeihin varattiin hankkeen 300 000€ ja suunnitelmavuosille 2024-25 yhteensä 2 000 000€. Hankesuunnitelmassa päiväkodin kustannuksiksi ensikertaisen kalustamisen, irtaimiston sekä toiminnan koneiden ja laitteiden kulut huomioiden arvioidaan 2 397 299€ - 2 526 789€, joka on 4 - 9% enemmän kuin syyskuussa 2022 arvioitiin. Kustannusarviossa ei ole huomioitu kiinteistön kustannuseriä (tontin hankinta, rahoituskulut, toiminnan ylläpito) sekä pihan leikkivälineiden kustannuksia.

Vuoden 2023 talousarvion hyväksymisen jälkeen käynnisti Vesilahden kunnan sivistyslautakunta 7.3.2023 (§ 17) uuden päiväkodin hankesuunnittelun, jonka tavoite oli määritellä käyttäjien tarpeiden pohjalta keskeisimmät laatuun ja kustannuksiin liittyvät tavoitteet ja ominaisuudet. Lisäksi hankesuunnitelmassa esitetään rakennushankkeen vaiheet, niiden ajateltu kesto ja aikataulu sekä arvio hankkeen kustannuksista. Päiväkodin käyttäjälähtöinen hankesuunnittelu on ollut luontevaa toteuttaa Vesilahden kunnan sivistyksen palvelualueen ohjaamana, koska sivistyslautakunta  on varhaiskasvatuksen lakisääteisestä palvelusta vastaava toimielin (Hallintosääntö 4. luku 5 §) ja tarpeet palvelun tuottamiseksi tunnetaan parhaiten sivistyspalveluissa. Sivistyslautakunta on ohjannut ja valvonut hankesuunnittelua kuukausittain sivistyslautakuntien kokouksien yhteydessä. 

Sivistyslautakunnan päätöksen jälkeen hankesuunnittelusta käynnistettiin tarjouskilpailu, jonka perusteella tehtiin 29.3.2023 hankintapäätös hankesuunnittelun toteuttamiseksi ja hankesuunnitelman teko käynnistyi huhtikuussa yhteistyössä tarjouskilpailun voittaneen BST-Arkkitehdit Oy:n kanssa. Hankesuunnitteluun osallistui myös kunnan puitesopimuskumppanina rakennuttajakonsultti Welado Oy:ltä. 

Hankesuunnittelun ensimmäisessä vaiheessa tarkasteltiin päiväkotitoiminnalle sopivaa rakennuspaikkaa. Vesilahden kunnan väkiluvun ja varhaiskasvatuksen palvelutarpeen kasvu keskittyy palvelukeskusalueelle, joista kaavoittaja osoitti tarkasteluun viisi mahdollista päiväkodin paikkaa: 

• Suomelan tontti 

• Kirjaston viereinen tontti 

• Kerrostalon pohjakerros 

• Peiponpellon päiväkodin laajennus 

• Yhtenäiskoulun laajennusvaraus 

Tonttien sopivuutta päiväkodin rakennuspaikaksi arvioitiin seuraavien kriteerin perusteella: 

• Saavutettavuus ja liikennejärjestelyt 

• Rakennettavuus 

• Terveys, turvallisuus ja lähiympäristö 

• Palveluntuotanto 

• Monikäyttöisyys ja elinkaarikestävyys 

• Veto-, pito- ja elinvoima 

• Aikataulu ja riskit 

Asiantuntijatyön sekä luottamishenkilöiden kanssa 6.5.2023 pidetyn työpajan tuottaman aineisto osoitti, että päiväkodille on monia hyviä rakennuspaikkoja, joilla kaikilla on vahvuuksia ja heikkouksia. Koska lakisääteisen varhaiskasvatuspalvelun tilapula oli akuutti, nähtiin hankkeen mahdollinen viivästyminen erittäin kriittisenä riskinä. Palvelun tuottamisen näkökulmasta kaavamuutoksia edellyttävät vaihtoehdot nähtiin tuolloin liian riskialttiita, koska kaavaprosessin ja siihen mahdollisesti liittyvien valitusten myötä aikataulu olisi voinut venyä ennakoimattomasti. Tämän vuoksi vaihtoehdoiksi jäivät kaavallisesti valmiit rakennuspaikat eli Peiponpellon laajennus ja Suomelan alueen tontti. Sivistyslautakunta päätti 6.6.2023 (§ 36) ja kunnanhallitus 12.6.2023 (§ 100), että hankesuunnittelua jatketaan vain Suomelan tontin osalta. 

Hankesuunnittelun toisessa vaiheessa on toteutettu hankkeen arkkitehtisuunnittelu yhdessä kohteen käyttäjien ja muiden sidosryhmien kanssa. Hankesuunnittelun tavoite on ollut yhdistää lasten, henkilöstön, huoltajien ja muiden sidosryhmien näkökulmat palvelun tuottamisen ja taloudellisuuden reunaehtoihin. Ensimmäinen työpaja henkilöstön kanssa pidettiin 28.8.2023 ja siinä määriteltiin kuinka Vesilahden varhaiskasvatuksen arvojen (leikki, liikkuminen ja luonto) tulisi näkyä päiväkotitiloissa sekä mitä toiminnallisuuden vaatimuksia varhaiskasvatussuunnitelma asettaa päiväkodin sisä- ja ulkotiloille. Työpajan pohjalta voitiin laatia ensimmäinen versio tilaohjelmasta sekä käynnistää niiden sijoittelu tukemaan arvojen toteuttamista ja henkilöstön määrittelemiä toiminnallisuuksia. Samaan aikaan tämän työn kanssa kuultiin kaikkien varhaiskasvatuksen asiakasperheiden näkemyksiä toimivista varhaiskasvatustiloista sekä toteutettiin lapsille työpajat, joissa he saivat miettiä ja ideoida heille mielekkään tekemisen kautta toiveita tulevan päiväkodin sisä- ja ulkotiloille. Lisäksi asiaa käsiteltiin vammaisneuvostossa ja nuorisovaltuustossa, joilta saatiin lausunnot hankesuunnittelun tueksi.

Huoltajien ja lasten näkemykset saatiin koottua 16.10.2023, jonka jälkeen syntyi päiväkodin tontin käyttösuunnitelma sekä pohjakaava. Varhaiskasvatuksen edustajien kommenttien perusteella tehtyjen muokkausten jälkeen päästiin viimeistelemään tilaohjelma, tontinkäyttösuunnitelma ja pohjakaava siten, että voitiin määritellä kustannuslaskentaan tarvittavat keskeiset rakennustekniset seikat. Hankesuunnitelmaan on koottu prosessin keskeiset tuotokset ja sen tavoite on määritellä varhaiskasvatuspalvelun tuottamiseksi tarvittavien tilojen keskeiset ominaisuudet sekä antaa lähtötiedot jatkosuunnittelun pohjaksi.