Perustelut
Sopimuksen tausta ja toimintamallit
eVaka -tietojärjestelmä on Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupunkien yhteistyössä kehittämä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jonka Espoon kaupunki on rekisteröinyt. Tampereella eVaka-tietojärjestelmä on otettu käyttöön vuonna 2022 ja Tampereen kehyskunnissa vuonna 2024. Vesilahden sivistyslautakunta päätti kokouksessaan 11.4.2023 § 25, että Vesilahden kunta osallistuu eVaka-järjestelmän käyttöönottoprojektiin.
eVakan kehittäjä- ja ytimenhallinnoijakunnat Espoo, Tampere, Oulu ja Turku muodostavat 4packin, joka päättää ja priorisoi eVakan ytimeen kehitettävistä uusista toiminnallisuuksista.4pack- kunnat ovat tehneet yhteistyösopimuksen eVaka-tietojärjestelmään liittyvistä asioista.
Tampereen kaupunkiseudun kunnat ovat solmimassa yhteistyösopimusta eVakaan liittyvästä yhteistyöstä. Sopimuksen taustalla on 4packin yhteistyösopimus, joka on voimassa vuoden 2025 loppuun saakka. Vuodesta 2026 lähtein eVakan kehittämisessä siirrytään ylläpito- ja pienkehitysvaiheeseen, joka vaikuttaa eVakan kehittämisen hallintamalliin, yhteistyötapoihin ja rooleihin. Mahdolliset ylläpitoon, kehittämiseen sekä seudulliseen hallintamalliin liittyvät muutokset käsitellään seudullisessa eVaka- johtoryhmässä ja tarvittaessa viedään hyväksyttäväksi Tietohallinnon seudulliseen johtoryhmään.
Sopimuksen tarkoitus
Seutu-eVaka yhteistyösopimuksella sopijaosapuolet (Hämeenkyrön kunta, Kangasalan kaupunki, Lempäälän kunta, Nokian kaupunki, Oriveden kaupunki, Pirkkalan kunta, Tampereen kaupunki, Vesilahden kunta, Yläjärven kaupunki) sitoutuvat osallistumaan seudulliseen eVaka hallintamalliin ja rahoitukseen sopimuksessa kuvatulla tavalla. Sopimusta ei laajenneta sen voimassaoloaikana sopimusosapuolten ulkopuolelle. Sopijaosapuolten välinen yhteistyö sisältää seudullisten eVaka-implementaatioiden hallintaa, ylläpitoa ja pienkehittämistä. Lisäksi eVaka-tuotetta kehitetään yhteistyön osana.
Sopimuksen voimassaoloaika
Tässä pykälässä käsiteltävä Seutu-eVaka yhteistyösopimus tulee voimaan, kun kaikki sopijaosapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus tulee irtisanoa todisteellisesti 31.3. mennessä, ja irtisanominen tulee voimaan irtisanomista seuraavan vuoden elokuun ensimmäinen päivä (irtisanomisaika 16 kk). Irtisanomisesta huolimatta sopimus on voimassa muiden sopijaosapuolten välillä. Jos Tampereen kaupunki päättää irtisanoutua sopimuksesta, sopimus päättyy irtisanomisajan päättyessä.
Kustannukset
Seudullisen kehitystiimin kustannukset jaetaan sopijaosapuolten välillä Pääsopimuksen mukaisesti. Pääsopimus on seudullinen yhteistyösopimus tietohallinnon yhteistyöstä, joka on voimassa 1.1.2025 alkaen.
Tampereen tuoteomistaja toimii oman työnsä ohella myös seudullisena tuoteomistajana ja on yhteistyölinkki kehyskuntien ja 4packin välillä. Kehyskunnat maksavat 25 prosenttia Tampereen tuoteomistajan vuosittaisista kustannuksista 30.6.2025 saakka.
Lisäksi kehyskunnat maksavat yhden sovellusasiantuntijan vuosikustannuksista 50 prosenttia 30.6.2025 saakka.
Vesilahden kunnan osalta arvio eVaka-järjestelmän kokonaiskustannuksista vuosille 2025–2028 on yhteensä 49 398 euroa. Kustannukset koostuvat asukasluvun mukaan sopimuksen osapuolille jaettavasta osuudesta, joka Vesilahden kohdalla on 22 433 euroa, sekä kiinteästi jaettavasta osuudesta, joka jokaista osapuolikuntaa kohden on 26 965 euroa. Kustannukset ovat allokoitu kuluvan vuoden sekä suunnitelmavuosien talousarvioihin.
Jatkuvan käytön osalta 1.7.2025 lähtien kustannuksista ja resursseista sovitaan tietohallinnon seudullisessa johtoryhmässä 31.3.2025 mennessä.
Muuta
Seutu-eVaka yhteistyösopimuksessa sovitaan lisäksi seudullisesta hallintamallista ja yhteistyöstä, immateriaalioikeuksista sekä salassapidosta ja tietosuojasta. Sopimus on kokonaisuudessaan tämän pykälän liitteenä 1. Sopimuksen liitteet 1 ja 2 ovat tämän pykälän liitteinä 2 ja 3. Pykälän liite 4 on Tietohallinnon seudullisessa johtoryhmässä 3.12.2024 esitetty kooste Seutu-eVaka sopimuksesta.
Ehdotus
Esittelijä
-
Marko Lahtinen, sivistysjohtaja, marko.lahtinen@vesilahti.fi
Vesilahden kunnan sivistyslautakunta hyväksyy osaltaan Tampereen seudun kuntien välisen Seutu-eVaka yhteistyösopimuksen edellä selostetun mukaisesti.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.