Tekninen lautakunta, kokous 16.10.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 78 Vesilahden kunnan tiealueiden ja kiinteistöjen talvikunnossapito 2023-2025

VESDno-2023-170

Aikaisempi käsittely

Tekninen lautakunta, 17.5.2023

Valmistelija

Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Perustelut

Vesilahden kunnan sopimuksen talvikunnossapidosta on päättynyt 1.4.2023. Tekninen lautakunta on kokouksessaan 22.3.2023 §24 päättänyt olla käyttämättä sopimusten optiovuosia muuttuneen palvelutarpeen vuoksi.

Tekninen palvelupäällikkö on valmistellut uuden aluejaon sekä talvikunnossapito-ohjeen lautakunnassa käydyn lähetekeskustelun pohjalta. Uudessa aluejaossa Kirkonkylän alueurakka jaetaan kahteen osaan, lisäksi Narvan ja Koskenkylän asemakaava-alueet omat omina alueinaan. Katujen hoitoluokitukset yhtenäistetään ja jatkossa kaikki kaavatiet ovat saman arvoisessa asemassa.

Ehdotus

Esittelijä

Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Tekninen lautakunta päättää, että se:

  1. hyväksyy talvikunnossapito-alueet 
  2. hyväksyy talvikunnossapidon ohjeet ja vaatimukset
  3. ohjeistaa teknisen palvelupäällikön ja yhdyskuntatekniikan asiantuntijan käynnistämään talvikunnossapidon kilpailutuksen vuosille 2023-2026.

Päätös

 Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tekninen lautakunta, 8.11.2023

Valmistelija

Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Perustelut

Tekninen lautakunta on kokouksessaan 17.5.2023 §41 päättänyt talvikunnossapidon kilpailuttamisesta vuosille 2023-2026 sekä hyväksynyt talvikunnossapito-alueet sekä talvikunnossapidon ohjeet ja vaatimukset.

Vesilahden kunnan tekniset palvelut pyysivät tarjouksia kunnan katujen, kevyenliikenteenväylien sekä kiinteistöjen piha-alueiden talvikunnossapidosta. Tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia- kilpailutusjärjestelmässä sekä Hilma- julkisten palveluiden hankintaportaalissa 13.10.2023. Tarjoukset tulee jättää 5.11.2023 kello 23.59 mennessä ja valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoajille annettiin mahdollisuus jättää lisätietokysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 29.10.2023 mennessä, mutta yhtään lisätietokysymystä ei vastaanotettu.

Tarjoukset avattiin 6.11.2023 ja määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät: (esityslista täydennetään tarjousten avaamisen jälkeen). Tarjousten vertailutaulukko liitteenä.

Talvikunnossapidon alueita on 4, Kirkonkylä / etelä, Kirkonkylä / pohjoinen, Narva ja Koskenkylä. Kukin kunnossapitoalue pitää sisällään kyseisen alueen katujen, kevyenliikenteenväylien, parkkipaikkojen, bussipysäkkien sekä kiinteistöjen piha-alueiden talvikunnossapidon toimenpiteet 1.11.-30.4. välisenä aikana vuosittain. Kullekin kunnossapitoalueelle valitaan yksi urakoitsija. 

Toimenpiteet suoritetaan lautakunnan hyväksymien talvikunnossapidon ohjeiden ja vaatimuksien mukaisesti. Urakka-aika on kolmevuotinen (1.11.2023-30.4.2026) ja hankinta pitää sisällään mahdollisuuden kahden optiovuoden käyttöön (1.11.2026-30.4.2027 ja 1.11.2027-30.4.2028).

Ehdotus

Esittelijä

Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Tekninen lautakunta päättää:

  • Valita kunnan tiealueiden ja kiinteistöjen talvikunnossapidon urakoitsijoiksi vuosille 2023-2026 sekä mahdollisille optiovuosille 2026-2027 ja 2027-2028 kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneet urakoitsijat

 

Kunnossapitoalue Kirkonkylä / etelä Esityslista täydennetään tarjousten avaamisen jälkeen 6.11.
Kunnossapitoalue Kirkonkylä / pohjoinen Esityslista täydennetään tarjousten avaamisen jälkeen 6.11.
Kunnossapitoalue Narva Esityslista täydennetään tarjousten avaamisen jälkeen 6.11.
Kunnossapitoalue Koskenkylä Esityslista täydennetään tarjousten avaamisen jälkeen 6.11.

 

  • Valtuuttaa teknisen palvelupäällikön allekirjoittamaan sopimukset seuraavana päivänä kokouksesta ehdollisina, kunnes päätös on lainvoimainen.

Päätös

Tekninen lautakunta päätti yksimielisesti hyväksyä muutetun päätösehdotuksen.

Esteellisyys

Aapeli Eskola, osallisuusjäävi.

Kokouskäsittely

Aapeli Eskola poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi.

Kokouskäsittelyn aikana Tekninen palvelupäällikkö teki muutetun päätösesityksen:

Tekninen lautakunta päättää keskeyttää hankinnan seuraavin perustein:

  1. Voittavan tarjouksen arvioidut vuosikustannukset ylittävät huomattavasti teknisten palveluiden talousarvion sekä edellisvuosien kustannukset.
  2. Tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi ja mahdollistanut osa-​ alueiden välisen hintakikkailun.
  3. Voittavan tarjouksen arvioidulla kokonaiskustannuksella hankinnan arvo ylittää hankintalain mukaiset EU-​kynnysarvot. Hankintalain (Laki julkista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) mukaisesti hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä.

 

Lisäksi tekninen lautakunta päättää,​ että:

  1. Kilpailutus käynnistetään uudestaan korjattuna ja tarkennettuna.
  2. Jätetyt tarjoukset pidetään salassa uuden kilpailutuksen ja lainvoimaisen hankintapäätöksen julkaisuun saakka.
Tekninen lautakunta, 28.11.2023

Valmistelija

Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Perustelut

Tekninen lautakunta on kokouksessaan 8.11.2023 §95 päättänyt keskeyttää hankinnan liittyen Vesilahden kunnan tiealueiden ja kiinteistöjen talvikunnossapitoon vuosina 2023-2026. Hankinta jouduttiin keskeyttämään, koska voittaneen tarjouksen arvioidut vuosikustannukset ylittivät huomattavasti teknisten palveluiden talousarvion sekä edellisvuosien kustannukset. Lisäksi tarjouspyyntö osoittautui tulkinnanvaraiseksi ja tarjouksen arvioiduilla kokonaiskustannuksilla hankinnan arvo ylittää hankintalain mukaiset EU-kynnysarvot. 

Tekninen lautakunta päätti samassa yhteydessä käynnistää kilpailutuksen uudestaan korjattuna ja tarkennettuna. Tarjouspyynnön virheet korjattiin yhteistyössä Kuntien Hankintapalveluiden hankinta-asiantuntijan kanssa. Korjattu tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia- kilpailutusjärjestelmässä sekä HILMA- julkisten palveluiden hankintaportaalissa 13.11.2023. Tarjoukset tulee jättää 27.11.2023 kello 12:00 mennessä. Lisäksi tarjoajille annettiin mahdollisuus esittää lisätietokysymyksiä 19.11.2023 kello 23:59 mennessä, mutta yhtään lisätietokysymystä ei vastaanotettu.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Tekninen lautakunta käsittelee saadut tarjoukset kokouksessaan ja valitsee talvikunnossapidon urakoitsijat osa-alueittain.

Päätös

Kokouksella tekninen palvelupäällikkö teki päätösehdotuksen:

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Aapelin Pelit Oy, VS Infra Oy ja Panu Höyssä. Saapuneista tarjouksista tarjouspyynnön vaatimukset täyttivät VS Infra Oy ja Panu Höyssä. Tekninen lautakunta päättää hylätä Aapelin Pelit Oy:n jättämän tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena (tarjoukselle vaaditut liitteet olivat puutteelliset).

Tekninen lautakunta päättää valita kunnan tiealueiden ja kiinteistöjen talvikunnossapidon urakoitsijoiksi vuosille 2023–2026 ja mahdollisille optiovuosille 2026–2027 ja 2027–2028 kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneet urakoitsijat:

Kunnossapitoalue Kirkonkylä / Pohjoinen            VS Infra Oy
Kunnossapitoalue Kirkonkylä / Etelä                    Panu Höyssä
Kunnossapitoalue Narva                                        Panu Höyssä
Kunnossapitoalue Koskenkylä                               Panu Höyssä
 
Lisäksi tekninen lautakunta päättää valtuuttaa teknisen palvelupäällikön laatimaan ja allekirjoittamaan sopimukset Vesilahden kunnan ja urakoitsijan välillä.
 
Pykälä tarkastetaan kokouksessa.

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Pykälä tarkastettiin kokouksessa.

Valmistelija

  • Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Perustelut

Vesilahden kunnan ja VS Infra Oy:n välillä on solmittu talvikunnossapidon puitesopimus 22.12.2023. Sopimus käsittää talvikunnossapitoalueella Kirkonkylä Pohjoinen sijaitsevien kunnan kiinteistöjen sekä tiealueiden talvikunnossapidon.

Tilaajan ja Palveluntuottajan välisissä neuvotteluissa on käynyt ilmi, että urakoitsijan taloudellisen tilanteen vuoksi on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden vaarantuvan sopimuskauden aikana. Sopimuksen mukaisesti, jos Palveluntuottaja joutuu sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Neuvottelujen pohjalta on sovittu, että sopimus Tilaajan ja Palveluntuottajan välillä puretaan yhteisellä päätöksellä päättymään välittömästi.

Sopimuksen purkamisesta on laadittu asiakirja,​ jonka molempien osapuolien edustajat ovat allekirjoittaneet 10.10.2024. Purkamisen yhteydessä on sovittu kaikkien sopimuksen mukaisten velvoitteiden päättyvän välittömästi. Lisäksi on sovittu,​ että kummallakaan osapuolella ei ole vaatimuksia toista osapuolta kohtaan,​ eikä kumpikaan osapuoli ole oikeutettu hakemaan vahingonkorvausta sopimuksen purkamisesta. 

Vesilahden kunta on kilpailuttanut talvikunnossapidon puitesopimukset vuonna 2023 ja tekninen lautakunta on kokouksessaan 28.11.2023 §100 valinnut urakoitsijat kunnossapitoalueille. Kunnossapitoalueelle Kirkonkylä Pohjoinen tarjouksen jättivät VS Infra Oy:n lisäksi Aapelin Pelit Oy ja Panu Höyssä. Tekninen lautakunta päätti hylätä Aapelin Pelit Oy:n jättämän tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Tekninen palvelupäällikkö on neuvotellut Panu Höyssän kanssa mahdollisuudesta lisätä olemassa olevaan sopimukseen (Kirkonkylä Etelä, Narva, Koskenkylä) myös kunnossapitoalue Kirkonkylä Pohjoinen. Panu Höyssä on ilmoittanut, että hänellä on mahdollisuus laajentaa sopimusta vuonna 2023 annetun tarjouksen mukaisilla hinnoilla koskemaan myös kunnossapitoaluetta Kirkonkylä Pohjoinen.

VS Infra Oy:n tarjouksessa kunnossapitoalueen Kirkonkylä Pohjoinen vertailuhinta, eli arvioitu vuosihinta, on ollut 29 550 euroa (alv0%) ja Panu Höyssän antamassa tarjouksessa 33 850 euroa (alv0%). Panu Höyssän tarjouksella hinta jakaantuu seuraavasti:

  • Kaavateiden auraus 600€/ kerta, arvioitu määrä 20 kertaa
  • Kevyenliikenteenväylien auraus 150€/kerta, arvioitu määrä 20 kertaa
  • Kiinteistöjen piha-alueiden auras 600€/kerta, arvioitu määrä 20 kertaa
  • Hiekoitus 77€/tunti, arvioitu määrä 50 tuntia
  • Polanteen poisto 75€/tunti, arvioitu määrä 20 tuntia
  • Lisätyö / aurauskalusto 75€/tunti, arvioitu määrä 20 tuntia

Ehdotus

Esittelijä

  • Roope Kyrkkö, tekninen palvelupäällikkö, roope.kyrkko@vesilahti.fi

Tekninen lautakunta päättää:

  1. valita talvikunnossapidon urakoitsijaksi kunnossapitoalueelle Kirkonkylä Pohjoinen Panu Höyssän vuoden 2023 kilpailutuksen perusteella ja tarjouksella annetuilla hinnoilla.
  2. valtuuttaa teknisen palvelupäällikön valmistelemaan ja allekirjoittamaan sopimuksen tarjouspyynnön mukaisin ehdoin vuosille 2024-2026 ja mahdollisille optiovuosille 2026-2027 ja 2027-2028.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Esteellisyys

  • Aapeli ja Virpi Eskola jääväsivät itsensä, ilmoittivat olevansa osallisuusjäävejä ja poistuivat kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi.

Tiedoksi

Panu Höyssä, yhdyskuntatekniikan asiantuntija

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
  • kunnan jäsen

Oikaisuvaatimusaika ja päätöksen tiedoksisaanti

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. 

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. 

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimuksen toimittaminen

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. 

Omalla vastuulla oikaisuvaatimuksen voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä niin, että se ehtii perille viimeistään oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Viraston aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on

Vesilahden tekninen lautakunta
Posti- ja käyntiosoite: Lindinkuja 1, 37470 Vesilahti
Sähköpostiosoite: vesilahdenkunta(at)vesilahti.fi    

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero. Myös sähköposti on ilmoitettava, jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköpostitse.