Sivistyslautakunta, kokous 11.4.2023

Perustelut

Tausta

Vesilahden kunnassa on tällä hetkellä  varhaiskasvatuksen tietojärjestelmänä Tietoevryn toimittama Effica-järjestelmä ja Abilitan toimittama Päikky-järjestelmä. Effica- järjestelmän tuki on loppumassa Tietoevryn uuden Edlevo-järjestelmän myötä. Edlevo- järjestelmässä Päikky-rajapintaa ei ole tällä hetkellä, eikä ole tiedossa, että sellaista olisi tulossa. Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän uudistaminen on nyt ajankohtaista.  

eVaka-järjestelmä on varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tietojärjestelmä. Se on otettu käyttöön Tampereen varhaiskasvatuksessa keväällä 2022 ja esiopetuksessa käyttöönotto tapahtuu vuoden 2023 aikana. Vuoden 2022 alusta eVaka -järjestelmää kehitetään neljän suuren kaupungin (Espoo, Tampere, Turku ja Oulu) välisenä yhteistyönä. Kehitystyöhön on tähän asti investoitu noin 10 miljoonaa euroa.

Missä tavoitellaan synergiahyötyjä?

• Pääkäyttäjä ja järjestelmätuki mahdollista keskittää kehyskuntien osalta
• Mahdollista harmonisoida seudun varhaiskasvatuksen käytänteet, eli maksuttomuudet, palveluntarpeet ja vastaavat
• Työvoiman helpompi liikkuvuus seudulla, kun käytänteet ja työvälineet samat
• Tietojärjestelmän ylläpito ja kehityskustannuksissa

eVaka-esiselvitys

Varhaiskasvatuksen ryhmä päätti kokouksessaan 12.10.2022, että kehyskuntien esiselvitys eVaka-järjestelmän osalta tuodaan tammikuussa 2023 sivistyspalvelujen työryhmään tiedoksi. Esiselvitystyötä on tehty syksyn 2022 aikana ja valmiin loppuraportin keskeiset johtopäätökset ovat:

1. Esiselvityksen perusteella eVaka-järjestelmä on kehyskunnille kokonaistaloudellisesti edullisempi vaihtoehto kuin nykyinen järjestelmä.
2. Nykyisen vaka-järjestelmän toiminnallisuudet voidaan korvata eVaka-järjestelmällä (joko omaa toimintaa muuttamalla tai järjestelmän avulla).
3. Toiminnallisessa testauksessa ei löytynyt merkittäviä esteitä järjestelmän käyttöönottamiselle (hoitoaikaperustaisen laskutuksen automaatio vaatii kehitystyötä eVaka -toiminnallisuuksien osalta).
4. Muun muassa laskutukseen liittyviä tekijöitä on halu ja tahto harmonisoida. Asiakaslaskutus järkevin toteuttaa kuntakohtaisesti omaan laskutusjärjestelmään.
5. Usean kunnan (vrt. kehyskunnat) yhteinen järjestelmän käyttöönotto (implementaatio) ei ole tällä hetkellä mahdollista. Tampereen pilvi-infrastruktuurin päälle on kuitenkin mahdollista rakentaa kuntakohtaiset ympäristöt (instanssit).

Vaihtoehtoiset järjestelmät ja niiden kustannus

Kehyskuntien tämänhetkinen vaka-järjestelmäkustannus on yhteensä noin 420 000 euroa vuodessa. Nykyiseen järjestelmäänkin on toteutettava vähintäänkin merkittävä versionvaihdos lähitulevaisuudessa. Hankintalain mukaan tätä versionvaihdosta ei ole mahdollista toteuttaa ilman järjestelmän kilpailutusta. Tällöin lisäkustannuksia syntyy vähintäänkin hankintaprojektin toteuttamisesta sekä käyttöönottoprojektista.

Arvioitu kustannus käyttöönottoprojektin osalta kehyskunnissa on esiselvityksen mukaan yhteensänoin 800 000 euroa. Arvioitu kustannus Pilvi-infrastruktuurista ja työkaluista sekä instanssien ylläpidosta käyttöönoton jälkeen kehyskunnissa on yhteensä 280 000 euroa/vuosi. Kuntakohtainen kustannusten osuus määräytyy kunnan koon ja lapsimäärän mukaan. Vesilahden osalta käyttöönottokulut ovat noin 45 000 euroa ja vuosittaiset käyttökulut noin 22 000 euroa vuodessa. Käyttöönottokulut ovat huomioitu vuoden 2023 talousarviossa. Vesilahden osalta vuosittaiset käyttökulut nykytilanteeseen verrattuna hieman nousevat.

Kustannuslaskelmat on tässä vaiheessa laadittu perustuen esiselvityksessä kuvattuihin teknisiin valintoihin. Arviot kustannuksista ovat tässä vaiheessa karkeita ja tarkentuvat toteutuksen yhteydessä.

Suositus etenemisestä kehyskunnissa

Esiselvityksen laatinut ryhmä esittää, että kehyskunnat käynnistäisivät käyttöönottoprojektin suunnitelman laatimisen, ja että hankinta ja sopimusasioita selvitetään yhdessä Tampereen kanssa.

Tampereen nykyinen hankintasopimus on päättymässä vuoden 2023 lopussa, näin ollen käyttöönottoprojekti olisi käynnistettävä kehyskunnissa mahdollisimman pian.

Työryhmän yksimielinen näkemys on, että eVaka on kehyskunnille kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Tämän osalta on huomioitava, että esiselvityksessä esitetyt kustannuselementit ovat tämän hetken parhaita arvioita, ilman sitoumuksia.

Kehyskuntien eVaka -esiselvitys on käsitelty sivistyspalveluiden työryhmässä 19.1.2023. Työryhmän yksimielinen kanta oli, että asiaa lähdetään edistämään kuntatasolla ja käyttöönottoon varaudutaan vuoden 2024 talousarvioissa.

Ehdotus

Esittelijä

Sivistyslautakunta päättää , että

• Vesilahden kunta on mukana eVaka käyttöönottoprojektin suunnitelman laatimisessa ja että hankinta- ja sopimusasioita selvitetään yhdessä Tampereen kanssa,
• eVaka käyttöönottoprojektiin varaudutaan vuoden 2024 ja 2025 talousarvioissa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.