Perustelut
KHAL § 219 16.9.2019
Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus on käsitelty kunnanvaltuustossa 27.5.2019 / § 16.
Kuntalain mukaan kunnanhallituksen tulee antaa valtuustolle lausunto toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tarkastuslautakunta esittää arviointikertomuksessaan vuodelta 2017, että myös muut toimielimet käsittelevät osaltaan arviointikertomusta ja antavat siitä lausuntonsa kunnanhallitukselle siten, että ne ovat valtuuston käsittelyssä alkusyksyn kokouksessa.
Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018 on liitteenä nro 1 / § 219.
Alla ovat selvitykset hallintokunnittain.
Sivistyslautakunta 6.8.2019 / § 56:
Sivistyslautakunnan alkuperäisen talousarvion bruttobudjetoidut käyttötalouden määrärahat olivat yhteensä 10,14 milj. euroa ja tuloarviot yhteensä 0,729 milj. euroa. Talousarviomuutoksia tehtiin määrärahoihin vuoden 2018 aikana siten, että muutetun talousarvion määrärahat olivat 10,08 milj. euroa.
Vuoden 2018 käyttötalouden menojen toteuma oli yhteensä 9,997 euroa alittaen talousarvion käyttötalouden määrärahat. Sivistyslautakunnan toiminnassa korostui toimintakulttuurien yhtenäistäminen. Perusopetuksen kehittämissuunnitelma muutettiin koskemaan myös varhaiskasvatusta ja uuden kehittämissuunnitelman 2019-2021 teko aloitettiin. Vesilahden kuntastrategian 2016-2021 syventämistä ja sivistystoimen kokonaisvaltaista kehittämistyötä varten aloitettiin syksyllä 2018 tekemään sivistystoimen visiota 2025.”
”Peruskoulut
Perusopetuksessa jatkui uuden opetussuunnitelman mukainen kehittämistyö. Tavoitteena on luoda paremmat edellytykset koulun kasvatustyölle ja tarjota oppilaille monipuoliset oppimisen mahdollisuudet ja tulevaisuuden taidot. Opetussuunnitelma toimii koulujen strategisena ja pedagogisena välineenä sekä apuna toimintakulttuurin uudistamisessa ja kehittämisessä. Asiakastyytyväisyysmittaukset on toteutettu visiotyön, koulukuljetuskyselyn sekä leipää ja piimää -hankkeen kyselyn muodossa. Tarkastuslautakunta toivoo kommentteja mittausten tuloksista.
Keväällä 2018 kilpailutettiin koulukyydit, tavoitteena oli kustannussäästöt ja palvelun laadun parantaminen. Muutoksia tuli liikennöitsijöihin, reitteihin ja koulujen alkamisaikoihin. Muutos jakoi vuoden 2018 koulukyytistrategian puoliksi, joten kilpailutuksen hyötyjä on vielä tässä vaiheessa vaikea arvioida. Koulukuljetuskyselyn tulokset auttaisivat tarkastuslautakuntaa arviointityössä.
Yhtenäiskoulun valmistelu alkoi yllättäen henkilöstövaihdoksen luodessa otollisen ajankohdan tarkastelulle.1.1.2019 Kirkonkylän koulu ja Vesilahden yläaste lakkautettiin ja tilalle perustettiin Vesilahden yhtenäiskoulu.
Toimintakulttuurin uudistukseen liittyy haasteita, mutta tälle työlle on kuitenkin varattu aikaa useita vuosia. Tarkastuslautakunta jää seuraamaan uudistustyötä.
Keskeisiin määrärahapoikkeamiin on merkitty 38.000€ ylitys aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden osalta Vesilahden yläasteella. Ylitys on olennainen eikä asialle ole annettu tarkempaa selvitystä tilinpäätöksessä. Epäselväksi jää, onko tarvikkeiden osalta noudatettu hankintavaltuuksia ja ovatko kaikki hankinnat olleet tarkoituksenmukaisia.”
Asiakastyytyväisyyskysely leipää ja piimää -hankkeessa toteutettiin useassa osassa. Vuonna 2018 keväällä tehtiin kyselyt varhaiskasvatuksen sekä esi- ja perusopetuksen huoltajille, henkilöstölle ja oppilaille. Pääsääntöisesti suihkutukset koettiin erittäin myönteisenä. Tuloksia on hyödynnetty suihkutusten jatkokehittämisessä. Asiakaskyselyn tuloksia visiotyössä käytettiin tavoitteiden määrittämiseen ja vision työstämiseen. Sivistystoimen visio ja lasten sekä oppilaiden näkemykset kasvun- ja opinpolusta löytyvät verkkosivuilta sekä päiväkotien ja koulujen yksiköistä julisteina. Koulukuljetuskyselyn tuloksissa heijastui liikennöitsijöiden vaihtuminen. Silti alkusyksyn 2018 haasteiden jälkeen koulukyydit koettiin yllättävän toimiviksi. Myös koulujen alkamisaikojen muutokset koettiin pääosin myönteisenä. Kyselyjen tulokset toimitetaan tarkastuslautakunnalle ja jatkossa kyselyjen koonnit pyritään laittamaan sivistystoimen verkkosivuille.
Yläasteen 38.000€ määrärahaylityksestä aineet, tarvikkeet ja tavarat tilikohdissa on annettu selvitys sivistyslautakunnalle, kunnanhallitukselle sekä tarkastuslautakunnalle. Kalustehankinnat ovat pihan liikuntapaikkakalusteita, jotka ovat osa liikkuva koulu hanketta. Nämä välineet hyödyttävät oppilaita ja kaikkia kuntalaisia. Oppikirjat ovat toki hyödyllisiä, mutta niiden hankkimiseen tulee olla pitkäjänteinen suunnitelma eikä määrärahaa voida ylittää kuin erityisen painavasta syystä.
”Varhaiskasvatus
Varhaiskasvatuksen tavoitteet ja mittarit ovat edelleen kehittyneet. Tämä on erittäin positiivista ja tavoitteet ja toteutumisen arvioinnit ovatkin tarkastuslautakunnan mielestä sisällöltään parhaita ja hyviä esimerkkejä muillekin vastuualueille.
Tavoitteissa oli muun muassa huomioitu edellisenä vuonna valmistunut varhaiskasvatussuunnitelma ja tavoitteena oli jalkauttaa se käytäntöön. Asiakastyytyväisyyskyselyn osallistumisprosentin ja tuloksen arviointi osoitti, että henkilökunnan ponnistelut kyselyn toteuttamisessa kannattivat ja korkea arvosana asiakastyytyväisyydessä on suuren osallistumisprosentin vuoksi tänä vuonna varsin luotettava.
Varhaiskasvatuksessa näkyi myös uusi varhaiskasvatuslaki ja sen tuomiin haasteisiin vastaaminen.
Päiväkotihoidon hoitopäivät toteutuivat lähes n. 1100 pv (3%) arvioitua pienempinä. Perhepäivähoidossa jäätiin tavoitteesta 86 päivällä, kun vastaava luku edellisenä vuonna oli 500 päivää. Kotihoidon tukea maksettiin keskimäärin 50 lapsesta kuukaudessa (edellisenä vuonna vastaava määrä 64 lasta kuukaudessa). Talousarviossa ennakoitiin kotihoidon tukea maksettavan keskimäärin 90 lapsesta kuukaudessa.”
”Liikunta- ja nuorisotoimi
Liikuntatoimessa oli kiinnitetty huomiota tavoitteiden asettamiseen ja ne olivat aiempaa selkeämmin toimintaa ohjaavia. Sali- ja kenttävuorojen käyttöaste oli kuitenkin edelleen mittarina, vaikka edellisen arviointikertomuksen vastineessa todettiin, että näistä ei tehdä laskelmia. Miten näitä silloin voidaan mitata ja onnistumista todeta? Seurafoorumi kokoontui kaksi kertaa. Onko kokoontumisten määrä oikea mittari seurojen kuulemista ja yhteistyötä koskevaan tavoitteeseen?
Vastineessa liikuntapaikkakyselyn keskeiset huomiot olivat liikuntapaikkojen huollon tarve sekä huollon laadun parantaminen. Kyselyn perusteella teknisen toimen oli tarkoitus lisätä resursseja liikuntapaikkoihin ja suunnitella investointeja. Teknisen toimen kanssa tehtiin kunnossapito- ja investointisuunnitelma. Suunnitelman laatimisen jälkeen tulee päättää jatkotoimista, joilla liikuntapaikkojen riittävä hoito turvataan.
Nuorisotoimessakin oli asetettu aiempaa mitattavampia tavoitteita, mutta toteutumista arvioitaessa osallistujien, tapahtumien jne. määrät puuttuivat, vaikka ne oli asetettu mittareihin. Koulukyytijärjestelyt ovat muuttaneet koulujen lukujärjestyksiä, minkä seurauksena kävijämäärä nuorisotila Nurkalla on alakouluikäisten osalta vähentynyt. KuItTour-viikon osalta piti tapahtumien järjestämisen lisäksi myös kerätä palautetta nuorilta, mutta tietoa ei ole, toteutettiinko kysely ja mikä kyselyn tulos oli.
Etsivässä nuorisotyössä järjestettiin kesätyöinfo ja tiedotettiin kesätyöseteleistä. Kesätyöpajan toteutumisesta tai sen osallistujamääristä ei kuitenkaan tilinpäätöksessä ole tietoa, vaikka se oli arviointikriteerinä.
Hyvinvointipalvelujen toimintasuunnitelman tavoitteet ovat olleet varsin laajat työntekijäresursseihin nähden. Tarkastuslautakunta toivoo, että jatkossa tavoitteiden määrä suhteutettaisiin käytössä oleviin työvoimaresursseihin ja esiin nostettaisiin kunkin vuoden avaintavoitteita.”
Liikunta- ja nuorisotoimen tavoitteita ja mittareita tullaan jatkossa valitsemaan vielä tarkemmin. Tarkastuslautakunnalle toimitetaan luettelo nuorisotoimen tapahtumista ja tiedossa olevista kävijämääristä.
”Kirjastotoimi
Kirjastotoimessa uuden kirjaston valmistumisen viivästyminen siirsi useita tavoitteita vuodelle 2018. Tämä näkyy tavoitteiden suurena määränä. Tarkastuslautakunta näkee tärkeäksi, että tavoitteiden määrä jatkossa suhteutettaisiin käytössä oleviin työvoimaresursseihin. Tavoitteita on arvioitu numeerisesti ja niistä on helposti nähtävissä uuden kirjaston vaikutus toimintaan. Aukioloaikojen laajeneminen mahdollistui omatoimiajalla ja työn-tekijöiden työaikaa on käytetty uusien laitteiden käytön opastamiseen. Lisäksi tilaisuuksien ja näyttelyiden määrä kirjastossa on kasvanut rajusti. Tarkastuslautakunta jäi pohtimaan tämän vaikutusta kirjaston perustyön tekemiseen työmäärän kasvaessa. Työnkuvien päivitystarvetta kannattanee tarkastella toiminnan vakiinnuttua. Kaikkineen uusi kirjasto on toivottu investointi, josta tulee pyrkiä saamaan kaikki irti esim. aukioloaikojen optimoinnilla ja tarkoituksenmukaisilla työjärjestelyillä.”
Talousarviossa tullaan kiinnittämään huomiota kirjastotoimen osalta tavoitteiden asettamiseen. Työnkuvia, palveluita, työmäärää ja aukioloaikoja arvioidaan ja seurataan jatkuvasti sekä päivitetään tarpeen mukaan.
”Kulttuuritoimi
Kulttuuritoimessa tapahtui merkittävä toimintakulttuurin muutos uuden kirjaston myötä. Tähän liittyvät tavoitteet toteutuivat suurelta osin eli palvelutarjottimen käyttöönotto ja pysyvien näyttelyiden ensimmäisten esineiden tuominen kirjastoon. Sen sijaan Kulttuuriportaat -ohjelman käynnistäminen ja kulttuurikohteiden mobiiliversion rakentaminen siirtyivät vuodelle 2019. Näin ollen kulttuuritoimen tavoitteista toteutuivat lähinnä perinteiset toimintamuodot ja kehittämistyö etenee hitaasti. Tämä selittynee vähäisillä työntekijäresursseilla, mikä kannattaa ottaa huomioon tulevien vuosien tavoitteita asetettaessa.”
Rakennus- ja ympäristölautakunta 3.9.2019 / § 52
Vesilahden kunnanvaltuuston valitsema tarkastuslautakunta on arvioinut ovatko kunnan talousarviossa asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunta on laatinut arviointikertomuksen (liite nro 1 / 52 §) vuodelta 2018, jossa todetaan, että lautakuntien tulee käsitellä arviointikertomukset kokouksissaan syksyn 2018 aikana siten, että selvitykset voidaan käsitellä lokakuun 2019 valtuuston kokouksessa. Arviointikertomuksessa todetaan yleisesti, että kaikille tavoitteille ei ole asetettu mitattavia ja yksiselitteisiä tavoitteita, joten niiden mitattavuuteen pitää edelleen kiinnittää huomiota.
Arviointikertomuksessa on tarkastuslautakunta pitää kunnan elinvoiman kannalta ensiarvoisen tärkeänä pitää kaavoitusta ja rakennusvalvontaa kunnan omana toimena ja edelleen seutukunnallisesti parhaiten palvelevana rakennusvalvontana.
Rakennus- ja ympäristölautakunta on tutustunut tarkastuslautakunnan arviointikertomukseen ja pyrkii jatkossakin tuottamaan laadukasta, joustavaa ja asiantuntevaa lupapalvelua. Jatkossa kustannusten merkintätapa esitetään luettavuuden helpottamiseksi ja yhdenmukaisesti kokonaiskustannuksina.
Tekninen lautakunta 27.8.2019 / § 31
Työnhallintajärjestelmän suurimpana ongelmana on edelleen työtilausten tekeminen järjestelmän ohi. Lisäksi töiden valvonta on vaikeutunut henkilöstövajauksesta johtuen.
Vesi- ja viemärilaitoksen yhdistyminen tapahtuu lopullisesti vuoden 2021 alusta, nyt on menossa siirtymäaika. Siirtymäaikana viemäriverkoston valvontaa on kehitetty ja liittyneiden asiakkaiden vesimittareita on vaihdettu järjestelmällisesti. Siirtymäaikana verkostojen kunto pitäisi saattaa Lempäälän vastaavien tasolle. Vesi- ja viemärilaitos tarvitsee jatkossakin tukea verkoston laajempiin korjauksiin ja uusien verkostojen rakentamiseen.
Palo- ja pelastustoimi toimi nykyisellään tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Kunnanhallituksen vastuualue
Tarkastuslautakunta kiinnitti vuoden 2017 arviointikertomuksessa huomiota havaittuun ongelmaan vuorovaikutuksessa hallinnon sisällä. Lausunnossa kuvattiin jo käytössä olevia viestinnän välineitä, mutta muutoksia toimintaan ei koettu tarpeelliseksi. Tarkastuslautakunta näkee tärkeäksi, että käytössä olleet kommunikaation keinot päivitetään, sillä viestinnässä hallinnon sisällä oli havaittu kehitettävää.
Sisäisen viestinnän kehittäminen ja henkilöstön kokema viestinnän riittävyys on tuttu ongelma organisaatioissa. Kunnassa on lähdetty nyt kehittämään aktiivisesti sisäistä viestintää. Vuoden 2019 alkuvuoden aikana on uudistettu intra, mikä henkilöstön tiedonvälityksen osalta on keskeinen työkalu. Uudistuksesta on vasta vähän aikaa, ja arviointia sen suhteen, miten uusi intra palvelee sisäistä viestintää, ei ole vielä pystytty tekemään. Intran lisäksi myös muita uusia välineitä on otettu käyttöön, esim. Yammer. Sähköisten välineiden lisäksi on päätetty alkaa pitää henkilöstöinfot puolivuosittain. Näillä kaikilla toimilla pyritään viestinnän tehostumiseen henkilökunnan suuntaan.
Tarkastuslautakunnan arvioinnin vuoden 2018 painopistealueena oli henkilöstönäkökulma. Työelämän laatu eli henkilöstön hyvinvointi on yksi neljästä osatekijästä arvioitaessa kunnan toiminnan tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Lähiesimiehille toivotaan koulutusta tehtävään. Tarkastuslautakunta korostaa, että luottamusmiehille henkilöstön edustajina tulee taata työn vaatimat resurssit. Tarkastuslautakunta ehdottaa, että tiedonkulun varmistamiseksi molempiin suuntiin, pääluottamusmiehet osallistuvat kunnan johtoryhmään niiltä osin, kun henkilöstön asioita käsitellään ja/tai määräajoin, jotta kunnan henkilöstön näkökulmat tulisivat varmemmin huomioiduksi. Lisäksi henkilöstöraporttiin voisi olla hyvä lisätä osio Iuottamusmiesten toiminnasta ja näkemyksistä. Henkilöstön hyvinvointiin panostaminen mm. ylläpitämällä avointa keskustelukulttuuria on yksi Vesilahden kuntastrategian linjauksista.
Esimiestyön kehittäminen on äärimmäisen tärkeää. Esimiesten osalta uudelleenkäyttöönotetaan ns. esimiesiltapäivät, joissa läpikäydään kunnan linjauksia ja ajankohtaisia asioita, sekä koulutetaan esimiehiä tarpeen vaatiessa.
Johtoryhmätyöskentelyn osalta henkilöstön edustajien kuuleminen esimerkiksi määräajoin johtoryhmän keskuudessa on toteutettavissa oleva malli, samoin henkilöstöraporttia on tarkoitus kehittää vuoden 2019 osalta jo hieman kattavammaksi ja luottamusmiesten osuus voidaan hyvin liittää osaksi raporttia. Avoimen keskustelukulttuurin luominen johdon ja henkilöstön välille on äärimmäisen tärkeää ja sitä pyritän henkilöstönedustajien tapaamisten lisäksi luomaan tapaamalla henkilöstöä mahdollisimman laajasti toimintavuoden aikana.
Kunnanhallituksen alainen toiminta
Strategisten tavoitteiden toteutumisesta ei ole juurikaan annettu selvitystä tilinpäätöksessä 2018. Lautakuntien tavoitteiden toteutumisen yhteydessä on raportoitu strategisista tavoitteista, mutta hallintokuntien välillä on tässä edelleen eroja. Talousarvio on keskeinen väline strategian jalkauttamiseen. Tarkastuslautakunta korostaa, että toiminnalliset tavoitteet tulee johtaa strategiasta ja yhteys tulee huomioida myös raportoinnissa. Vuoden 2019 talousarviossa on kehitetty strategisten tavoitteiden esittämistapaa. Tavoitteet tulee asettaa siten, että niiden toteutumisen arviointi on mahdollista.
Strategian päivittäminen sekä strategisten tavoitteiden toteutumisen seuranta ovat molemmat asioita, jotka ovat muutoksessa Vesilahden kunnassa. Uudistustyötä tehdään syksyllä 2019 ja tavoitteena on, että vuonna 2020 käytössä olisi uudistettu strategia selvine toiminnallisine tavoitteineen sekä mittareineen.
Kunnan väkilukutavoite oli 4500, mutta toteutuma tiIanteessa 31.12.2018 oli 4396. Asukasluku laski 64:llä edellisestä vuodesta. Tavoitteiden arvioinnissa kiinnitettiin huomiota siihen, että kuntakuva -vastuualueen tavoitteena oli kuntamarkkinoinnin Iisääminen ja mittarina kaikissa kolmessa tavoitteessa väkiluvun kasvu. Tavoitteiden on raportoitu toteutuneen tai osittain toteutuneen. Tosiasiassa asukasluku laski, joten tavoitteiden toteutumisesta ei ole annettu oikeaa kuvaa.
Kunnassa on hyvä määrittää ensimmäiseksi mitä tarkoitetaan kuntamarkkinoinnilla, ja mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa. Asukasluvun kasvun sijaan tärkeämpää on ensin tarkastella tulevina vuosina tavoitteiden ja niiden toteutumisen seurantaan valittuja mittareiden tarkoituksenmukaisuutta. Asukasluvun kasvuun ei päästy seuraavista syistä: 1) asumisen monimuotoisuus ei ole toteutunut, 2) kunnasta puuttuu maankäytöllinen kehityskuva, mikä varmistaisi maankäytön kehittämisen asumisen kasvun turvaamiseksi.
Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota eri hallinnonalojen erilaiseen kustannusten merkintään, osan ilmoittaessa kustannuksia kokonaiskustannuksina ja joiden kustannuksina/asukas. Tarkastuslautakunta ehdottaa, että jatkossa luvut esitetään luettavuuden helpottamiseksi joka toimialalla yhdenmukaisesti kokonaiskustannuksina.
Kustannustenmerkintää ja toisaalta tilinpäätöksen yhdenmukaistamista eri hallinnonalojen välillä voidaan kehittää.
Tukipalvelut
Tukipalvelujen osalta kiinnitettiin huomiota siihen, että raportointi tilinpäätöksessä on aika laajaa ja tätä olisi hyvä kehittää. Tilinpäätöksessä on hyvä keskittyä olennaisiin, tilinpäätösvuotta koskeviin asioihin ja muutoksiin sekä asetettujen tavoitteiden toteutumiseen.
Tukipalvelujen osalta raportointia kehitetään tiiviimmäksi ja tilinpäätösvuoteen keskittyvämmäksi.
Elinkeinotoimi
Kuntakuvan toiminnalliset tavoitteet ovat kuntamarkkinoinnin lisääminen. Mittariksi on valittu väkiluvun kasvu. Vesilahden väkiluku väheni 64 henkilöllä vuonna 2018. Tarkastuslautakunta toivoo huolellisuutta toiminnallisten tavoitteiden esittämiseen ja toteaa, että tässä kohtaa tavoitteet eivät esitetystä poiketen toteutuneet.
Kuntamarkkinoinnin suunnitelma valmistuu 2019 syksyn aikana. Tämän jälkeen kuntamarkkinointia lisätään vastaamaan suunnitelmaa. Lisäksi mittareita tarkastetaan mahdollisesti alkuvuodesta 2020 muutostalousarvion yhteydessä, jos kuntastrategian uudistus tätä vaatii.
Vuoden 2017 arviointikertomuksessa tarkastuslautakunta ehdotti elinvoimatoimikunnalle laadittavaksi mittarin vaikutusten arvioimiseksi. Elinvoimatoimikunta ilmoitti lausunnossaan ottavansa asian käsittelyyn ja pohdittavaksi.
Mittareita tarkastetaan mahdollisesti alkuvuodesta 2020 muutostalousarvion yhteydessä, jos kuntastrategian uudistus tätä vaatii.
Ehdotus Kunnanjohtaja:
Kunnanhallitus esittää vastineet tarkastuslautakunnalle. Hallintojohtajalle annetaan oikeus tehdä teknisiä korjauksia hallituksen ohjeiden mukaisesti.
Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.